Любое большое мероприятие — это очень волнительно. А уж если вы там не просто посетитель, а участник выставки, то еще и трудозатратно. Как спланировать все так, чтобы результаты только радовали, нам расскажет Василий Захаров. Его магазин барного инвентаря Custom Bar давно и стабильно путешествует по различным выставочным площадкам, включая bar hub EXPO 2023.
1. Цель
Очень важно правильно ответить для себя на вопрос, а зачем вы вообще собираетесь участвовать. Ответ из серии «ну там же все будут» не подходит, потому что тогда вы не сможете измерить результат конкретно для себя. Если ваш фокус на продажи, тогда нужно готовиться именно к этому. Изучать спрос, определять продуктовую линейку конкретно под эту аудиторию, делать соответствующие закупки.
Если цель «себя показать», то можно опять упереться в измеримость. Какие метрики будете использовать для определения успешности? Количество взаимодействий на стенде, упоминания в соцсетях, рост числа подписчиков, влияние на продаже в краткосрочной перспективе, новые партнеры?
1. Цель
Очень важно правильно ответить для себя на вопрос, а зачем вы вообще собираетесь участвовать. Ответ из серии «ну там же все будут» не подходит, потому что тогда вы не сможете измерить результат конкретно для себя. Если ваш фокус на продажи, тогда нужно готовиться именно к этому. Изучать спрос, определять продуктовую линейку конкретно под эту аудиторию, делать соответствующие закупки.
Если цель «себя показать», то можно опять упереться в измеримость. Какие метрики будете использовать для определения успешности? Количество взаимодействий на стенде, упоминания в соцсетях, рост числа подписчиков, влияние на продаже в краткосрочной перспективе, новые партнеры?
Чем понятнее цель — тем больше шансов на реализацию. Их может быть несколько, но все придется измерять. Примеры наших целей и результатов можно увидеть на слайдах.
2. Сроки
Если нам везет, то мы знаем сроки мероприятия сильно заранее. А с bar hub EXPO 2024 нам с вами уже повезло, поскольку сроки стали известны за год до начала, плюс площадка остается прежней. И многие уже вовсю готовятся и планируют свой график, чтобы на это время не выпал отпуск ключевых сотрудников, или какие-то важные события корпоративной жизни, способные отобрать ресурс. Можно спланировать свою SMM-активность и использовать возможности, предлагаемые организаторами; выпустить специальные материалы и мерч.
3. Финансы
Если вы не крупная компания со специальной строкой в бюджете, то расходы на выставку вам придется откуда-то оплачивать. Даже если вы просто планируете поставить столик и самолично раздавать визитки. А уж если вокруг вашего стенда вам хочется оазис с фонтаном и говорящего робота, то тем более.
Посчитайте и спланируйте статьи бюджета, на что конкретно и сколько вы хотите потратить. Соотносите расходы с целями. И самое главное — откуда вы возьмете эти деньги? Через сокращение каких-то расходов, постепенно копить, взять кредит в счет роста продаж, найти спонсоров или откуда-то еще.
Если нам везет, то мы знаем сроки мероприятия сильно заранее. А с bar hub EXPO 2024 нам с вами уже повезло, поскольку сроки стали известны за год до начала, плюс площадка остается прежней. И многие уже вовсю готовятся и планируют свой график, чтобы на это время не выпал отпуск ключевых сотрудников, или какие-то важные события корпоративной жизни, способные отобрать ресурс. Можно спланировать свою SMM-активность и использовать возможности, предлагаемые организаторами; выпустить специальные материалы и мерч.
3. Финансы
Если вы не крупная компания со специальной строкой в бюджете, то расходы на выставку вам придется откуда-то оплачивать. Даже если вы просто планируете поставить столик и самолично раздавать визитки. А уж если вокруг вашего стенда вам хочется оазис с фонтаном и говорящего робота, то тем более.
Посчитайте и спланируйте статьи бюджета, на что конкретно и сколько вы хотите потратить. Соотносите расходы с целями. И самое главное — откуда вы возьмете эти деньги? Через сокращение каких-то расходов, постепенно копить, взять кредит в счет роста продаж, найти спонсоров или откуда-то еще.
4. Планирование
Если вы уже имеете опыт участия в выставках или других выездных мероприятий, то у вас наверняка есть своя заветная табличка в Exсel со множеством вкладок, отражающих конкретно ваши потребности. Если такого опыта пока нет, то можно просто в таблицу внести скопом все важные пункты, которые приходят на ум, а потом начать делить по конкретным задачам или вообще использовать любой другой планировщик.
У нас такая таблица есть, и мы просто корректируем позиции в зависимости от конкретного мероприятия.
Дополнительно мы используем макет стенда в 3D, который копирует полностью все нюансы, как будет все располагаться. Хватит ли места для трёх стеллажей? А если впихнуть еще четвертый? Чтобы лучше понять я просто брал бумажный скотч, ограничивал территорию в квадратных метрах на полу офиса для того, чтобы понимать насколько комфортно нам будет работать или нет. Кроме этого, очень важно предварительно осмотреться на местности.
Bar hub в этом плане молодцы – они делали выезды на площадку. Можно было сходить и посмотреть, и сфотографировать свое место. Оценить, хватит ли штатного освещения или нужно придумать что-то своё, где розетки, нужен ли удлинитель. Ловит ли там интернет, нужны ли дополнительные роутеры, чтобы добивала связь.
Какова ситуация с электричеством, хватит вам этой мощности запитать все приборы, зарядки, чайник, световой короб и последнюю модель ротовапа. Нужен ли вам холодильник, есть ли лифт для его доставки (и мы в итоге от него отказались, поскольку было бы слишком трудно тащить по лестнице).
Если вы уже имеете опыт участия в выставках или других выездных мероприятий, то у вас наверняка есть своя заветная табличка в Exсel со множеством вкладок, отражающих конкретно ваши потребности. Если такого опыта пока нет, то можно просто в таблицу внести скопом все важные пункты, которые приходят на ум, а потом начать делить по конкретным задачам или вообще использовать любой другой планировщик.
У нас такая таблица есть, и мы просто корректируем позиции в зависимости от конкретного мероприятия.
Дополнительно мы используем макет стенда в 3D, который копирует полностью все нюансы, как будет все располагаться. Хватит ли места для трёх стеллажей? А если впихнуть еще четвертый? Чтобы лучше понять я просто брал бумажный скотч, ограничивал территорию в квадратных метрах на полу офиса для того, чтобы понимать насколько комфортно нам будет работать или нет. Кроме этого, очень важно предварительно осмотреться на местности.
Bar hub в этом плане молодцы – они делали выезды на площадку. Можно было сходить и посмотреть, и сфотографировать свое место. Оценить, хватит ли штатного освещения или нужно придумать что-то своё, где розетки, нужен ли удлинитель. Ловит ли там интернет, нужны ли дополнительные роутеры, чтобы добивала связь.
Какова ситуация с электричеством, хватит вам этой мощности запитать все приборы, зарядки, чайник, световой короб и последнюю модель ротовапа. Нужен ли вам холодильник, есть ли лифт для его доставки (и мы в итоге от него отказались, поскольку было бы слишком трудно тащить по лестнице).
5. Логистика
Все предусмотреть невозможно, но придется. Здесь мы логично продолжаем предыдущий пункт про подготовку, но делаем больше акцента на сам процесс выставки. Вам потребуется план выставки по дням и по часам и график своей работы.
Когда вы везете и монтируете стенд, и налаживаете его работу. Справляетесь своими силами, ищете волонтеров или платите грузчикам. Как размещаются товары на стеллажах, хватит ли вам места, нужно ли брать все или что-то оставить.
Где вы храните личные вещи, где вы храните ваш инвентарь. Если вы его продаёте, где вы храните то, что вы не продаёте, но выставляете. Если у вас работа с жидкостями, то как вы ее организуете, если ближайший вагончик-туалет расположен на два уровня выше и там все время очередь. Список задач упирается в специфику вашей деятельности. И абсолютно каждую мелочь лучше документировать.
Все предусмотреть невозможно, но придется. Здесь мы логично продолжаем предыдущий пункт про подготовку, но делаем больше акцента на сам процесс выставки. Вам потребуется план выставки по дням и по часам и график своей работы.
Когда вы везете и монтируете стенд, и налаживаете его работу. Справляетесь своими силами, ищете волонтеров или платите грузчикам. Как размещаются товары на стеллажах, хватит ли вам места, нужно ли брать все или что-то оставить.
Где вы храните личные вещи, где вы храните ваш инвентарь. Если вы его продаёте, где вы храните то, что вы не продаёте, но выставляете. Если у вас работа с жидкостями, то как вы ее организуете, если ближайший вагончик-туалет расположен на два уровня выше и там все время очередь. Список задач упирается в специфику вашей деятельности. И абсолютно каждую мелочь лучше документировать.
6. Документы и регламенты
Читайте очень внимательно все документы, фиксирующие ваши права и обязанности как экспонентов, и не бойтесь задавать даже самые дурацкие вопросы.
Например, мы обнаружили в этом году, что при оформлении застройки самостоятельно нужно было показать разрешительную документацию на пожаробезопасность материалов, из которых у вас сделан стенд. Нужно было заранее это запрашивать у производителя. Или разрешено ли вешать баннеры, и какие санкции, если это запрещено, а вы повесили, например.
Какие и кому требуются пропуска или браслеты, и как работает их выдача. Правила заезда и парковки. Вывоз мусора. Перечень оборудования для согласования со всеми печатями и подписями. Аккредитация СМИ и инфопартнеров.
Читайте очень внимательно все документы, фиксирующие ваши права и обязанности как экспонентов, и не бойтесь задавать даже самые дурацкие вопросы.
Например, мы обнаружили в этом году, что при оформлении застройки самостоятельно нужно было показать разрешительную документацию на пожаробезопасность материалов, из которых у вас сделан стенд. Нужно было заранее это запрашивать у производителя. Или разрешено ли вешать баннеры, и какие санкции, если это запрещено, а вы повесили, например.
Какие и кому требуются пропуска или браслеты, и как работает их выдача. Правила заезда и парковки. Вывоз мусора. Перечень оборудования для согласования со всеми печатями и подписями. Аккредитация СМИ и инфопартнеров.
Если какие-то правила вам неизвестны — нужно найти ответственных и все выяснить. Первым пунктом вписав контакты этих самых ответственных во время самой выставки.
7. Партнеры
Полезно узнать заранее, кто из них будет на выставке и где будет располагаться.
Потому что это может в какой-то момент вас в буквальном смысле спасти. От присмотра за вещами и дополнительного киловатта электричества, до помощи при каком-то форс-мажоре.
8. Атмосфера
Деловые цели очень важны, но не забываем и про энергетику. Не стоит стоять букой в своем углу, важно разделять и самим создавать настроение общения и удовольствия. Знакомиться, дегустировать, встречаться с коллегами из других городов и стран. Случайные встречи и открытия на таких событиях часто становятся основой долгосрочных историй.
Полезно узнать заранее, кто из них будет на выставке и где будет располагаться.
Потому что это может в какой-то момент вас в буквальном смысле спасти. От присмотра за вещами и дополнительного киловатта электричества, до помощи при каком-то форс-мажоре.
8. Атмосфера
Деловые цели очень важны, но не забываем и про энергетику. Не стоит стоять букой в своем углу, важно разделять и самим создавать настроение общения и удовольствия. Знакомиться, дегустировать, встречаться с коллегами из других городов и стран. Случайные встречи и открытия на таких событиях часто становятся основой долгосрочных историй.
А я думал, нетворкинг - это когда отказываешься работать
@twitshama
Увидимся на следующем bar hub EXPO!